Allgemein
Es soll ja alles einfacher werden – digital, sicher und schnell. Unser Meinung nach ist das mitnichten der Fall, da wir keine Vereinfachung des Prozesses der Rechnungsverarbeitung erkennen können, außer ein weiterer bürokratischer Baustein. 

Ab 01. Januar 2025 müssen somit grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden. Der Empfang von E-Rechnungen wird dann ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht.

​

Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Die zugelassenen Formate sind Fatura PA (IT), Facture X (FR), XRechnung und ZUGFeRD 2.0 (DE). Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.  

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein. Das BMF stellt klar, dass die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen auch für folgende Sachverhalte gelten:

• Über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren, § 13b UStG).

• Rechnungen die von Kleinunternehmern (Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG) ausgestellt werden.

​

Ausnahmen
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 Euro ist auch weiterhin keine E-Rechnung erforderlich. Diese können weiterhin als "sonstige Rechnungen" im o.g. Sinne übermittelt werden (§ 33 UStDV), also z.B. in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen ist der Gesamtbetrag der Rechnung für die Vereinfachung maßgeblich, auch wenn nicht für alle mit der Rechnung abgerechneten Leistungen eine E-Rechnungspflicht besteht (und ggf. der Anteil der E-Rechnungspflichtigen Leistungen unter 250 EUR liegt). Übersteigt der Gesamtbetrag 250 EUR, braucht es also eine E-Rechnung (vgl. BMF, Schreiben (Entwurf) v. 13.6.2024, Tz. 20).

Stichtag der Umstellung

• Spätestens ab dem 01.01.2025 werden unsererseits E-Rechnungen angenommen und verarbeitet.

• Ausschlaggebend ist hierbei das Rechnungsdatum.

Übergangsregelung
Für die Jahre 2025 und 2026 wird eine Übergangsfrist gewährt. Das heißt, Du kannst uns bis zum 31.12.2026 weiterhin eine Rechnung im bisherigen Format übersenden (einfache PDF oder als Papierrechnung per Post). Dieser Ausnahme müssen wir allerdings individuell zustimmen.

Falls Du von der Übergangsregelung Gebrauch machen möchtest, dann teile uns das bitte mit. Den Antrag stellst bitte ausschließlich online über das dafür vorgesehene Formular. Du bekommst dann automatisch die Zustimmungserklärung und kannst uns dann wie gewohnt Deine Rechnungen bis Ende 2026 im PDF-Format oder als Papierrechnung per Post übermitteln.

Dabei gilt wie bisher, dass Du Deine Rechnung nur 1x und ausschließlich an folgende Mailadresse sendest:

​

buchhaltung@avmedienservice.de

Und bitte sende keine weiteren Exemplare an andere Mitarbeiter in unserem Hause. Auch nicht in BCC oder CC. Das kann die interne Verarbeitung verzögern, da es dadurch unter Umständen zu Doppeleinbuchungen kommt und die gesamte Verarbeitung eher verzögert, als beschleunigt.